Qua Trang thông tin điện tử thị xã Quảng Trị, Phòng Tài nguyên nhận được hai câu hỏi của các độc giả là

    1. Ông Phạm Văn Dinh (vandinh1717@gmail.com): Hỏi về quy định đổi sổ xử dụng đất Tôi được cấp giấy chứng

 nhận quyền sử dụng đất mang số DD642370, ngày 28/6/2004, thửa đất mang số 13, của UBND TX Quảng Trị với diện  tích 680 m2, mục đích sử dụng đất ở, trong thời gian qua gia đình tôi không thay đổi thiết kế xây dựng hoặc cải tạo khác, nhưng đến nay cán bộ xác định lại vị trí tôi thấy nhiều thay đôi không đúng với thực trạng ban đầu, mặc dù đất có rộng thêm nhưng hình dạng các đường biên giữa các gia đình từ đường thẳng nay chuyển thành cong nhiều đoạn, tôi không đồng ý với bản vẽ mới nầy. Tôi xin hỏi cơ quan chức năng tôi phải làm gì để bảo vệ hiện trạng ban đầu
     2. Phan Văn Bình  vanbinh011@gmail.com: Hỏi về chủ trương thay sổ Đỏ Vừa qua hộ gia đình chúng tôi có nhận được một tập hồ sơ mới về việc thay đổi sổ ĐỎ , nhưng không được ai hướng dẫn cả . Vậy đề nghị phòng tài nguyên môi trường thị xã Quảng Trị cho biết : Với thửa đất đã có sổ ĐỎ , các đường biên giới không thay đổi , (chỉ thay đổi số liệu do quá trình đo đạc và cấp sổ đỏ của thị xã Quảng Trị ) Hồ sơ củ đã có hộ liền kề ký thì hồ sơ mới không cần hộ liền kề ký có được không?.
      Sau khi tiếp nhận các thắc mắc trên, Phòng Tài nguyên và Môi trường có ý kiến trả lời như sau:
       A. SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC ĐO ĐẠC LẬP BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH
       Hiện nay thị xã Quảng Trị cùng Sở Tài nguyên và Môi trường triển khai đo đạc lập bản đồ địa chính, cấp giấy chứng nhận QSD đất, lập Hồ sơ cơ sở dữ liệu địa chính trên địa bàn 4 phường của thị xã; Đơn vị thi công là Trung tâm kỹ thuật Tài nguyên và Môi trường tỉnh Quảng Trị
   - Việc lập Bản đồ địa chính chính quy là hết sức cần thiết đối với thị xã, bởi vì:
   + Năm 1987 lúc thị xã đang là thị trấn Quảng Trị, thuộc huyện Triệu Hải, đã lập hồ sơ đăng ký theo 299/TTg (mà hiện nay quen gọi là hs 299). Theo quy định, người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất là người có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất có quy định tại mục b, khoản 1, điều 50 Luật Đất đai năm 2003. Tuy nhiên, tại thời điểm lập.

        UBND huyện Triệu Hải chưa ký xác nhận lập nên chưa đủ điệu kiền công nhận người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất.
   + Năm 1996 thị xã có lập BĐĐC (trên địa bàn 2 phường) nhưng không tổ chức đăng ký, cấp GCNQSD đất, không lập HS địa chính (nên cũng không được xem là một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại mục b, khoảng 1, điều 50 Luật Đất đai năm 2003).
   + Thị xã sau khi lập lại (1989) có nhiều thay đổi, triển khai nhiều quy hoạch, quá trình sử dụng đất của các tổ chức, cá nhân,...có nhiều thay đổi, nhiều biến động lớn, quá trình biến động không có chỉnh lý nên hiện trạng sử dụng đất thay đổi rất nhiều gây khó khăn trong công tác quản lý lập các quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, phát triển KT-XH, ...
  B. QUY TRÌNH ĐO ĐẠC LẬP BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH
  Về nguyên tắc, đo vẽ lập BĐ ĐC phải đo vẽ theo hiện trạng quản lý và sử dụng đất.
  1.Trước khi đo vẽ chi tiết cán bộ đo đạc phải phối hợp với chính quyền địa phương, yêu cầu người sử dụng đất xuất      trình các giấy tờ liên quan đến thửa đất (có thể cung cấp bản sao các giấy tờ đó không cần công chứng), cùng        người sử dụng đất lân cận xác định ranh giới thửa đất và đánh dấu mốc bằng đinh sắt, vạch sơn, cọc bê tông, cọc gỗ tại các điểm gấp khúc của đường ranh giới thửa đất; đồng thời phải lập bản mô tả ranh giới sử dụng đất để phục vụ cho việc đo vẽ chi tiết thửa đất.
Bản mô tả ranh giới, mốc giới sử dụng đất lập cho mỗi thửa đất một bản theo quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo

  Thông tư này. Các trường hợp sau đây không phải lập Bản mô tả ranh giới, mốc giới sử dụng đất:
    - Thửa đất có giấy tờ thỏa thuận hoặc văn bản xác định ranh giới, mốc giới sử dụng đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi;
      - Thửa đất có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật  Đất đai hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mà trong các giấy tờ đó thể hiện rõ đường ranh giới chung của thửa đất với các thửa đất liền kề và hiện trạng đường ranh giới của thửa đất không thay đổi so với giấy tờ về quyền sử dụng đất;
     - Thửa đất sản xuất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất làm muối, đất nuôi trồng thủy sản có bờ ổn định là ranh giới  chung của các thửa.
     Đối với các trường hợp không phải lập Bản mô tả ranh giới, mốc giới sử dụng đất nêu trên thì phải công bố công khai bản vẽ và lập Biên bản về việc công bố công khai này theo quy định của Quy phạm 2008.
     Trường hợp đang có tranh chấp về ranh giới thửa đất thì đơn vị đo đạc có trách nhiệm thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã để giải quyết theo quy định của pháp luật đất đai và ranh giới thửa đất được đo đạc theo kết quả giải quyết tranh chấp đó.

     Trường hợp tranh chấp chưa giải quyết xong trong thời gian đo đạc ở địa phương thì đo đạc theo ranh giới thực tế đang sử dụng và đơn vị đo đạc có trách nhiệm lập bản mô tả thực trạng phần đất đang tranh chấp sử dụng đất thành hai (02) bản, một bản lưu hồ sơ đo đạc, một bản gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để giải quyết tranh chấp.”
     2. Đo vẽ chi tiết: Đo vẽ ranh giới sử dụng đất của người sử dụng đất. Sau khi bản đồ địa chính được nghiệm thu cấp đơn vị thi công, đơn vị đo đạc in kết quả đo đạc địa chính thửa đất theo mẫu quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này và giao cho người sử dụng đất để kiểm tra và làm đơn đề nghị cấp mới hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đăng ký biến động theo quy định. Trường hợp phát hiện trong kết quả đo đạc địa chính thửa đất có sai sót thì người sử dụng đất báo cho đơn vị đo đạc kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung.
     Trường hợp thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và không có biến động về sử dụng đất mà người sử dụng đất không đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận thì người sử dụng đất xác nhận vào kết quả đo đạc địa chính thửa đất và nộp lại cho đơn vị đo đạc để làm cơ sở lập hồ sơ địa chính
     Những thửa đất đã được cấp GCN, không có biến động về sử dụng đất hoặc có biến động về diện tích, kích thước thửa đất nhưng không có biến động về ranh giới thửa đất hoặc có biến động về ranh giới thửa đất nhưng diện tích sử dụng đất không tăng so với diện tích đã được cấp giấy và đã được các chủ sử dụng đất liền kề xác nhận thì được lập hồ sơ cấp đổi GCN.
     3.Bản đồ địa chính sau khi được kiểm tra nghiệm thu cấp đơn vị thi công, đơn vị đo đạc được phép tổ chức kê khai đăng ký, lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận. Thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận, không có biến động về ranh giới, chủ sử dụng, mục đích sử dụng thì đăng ký cấp đổi; thửa đất chưa được cấp giấy chứng nhận hoặc đã được cấp giấy chứng nhận nhưng có biến động về ranh giới, chủ sử dụng, mục đích sử dụng thì đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu.
    C. TRÌNH TỰ CẤP ĐỔI GIẤY CHỨNG NHẬN THỰC HIỆN ĐỒNG THỜI CHO NHIỀU NGƯỜI SỬ DỤNG ĐẤT SAU KHI ĐO VẼ BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH CHÍNH QUY THAY THẾ CHO TÀI LIỆU ĐO ĐẠC CŨ:
  II. Lập hồ sơ đăng ký, cấp giấy chứng nhận:
   1. Đơn vị đo đạc phối hợp với chính quyền, cán bộ địa phương sở tại chuẩn bị địa điểm đăng ký; phổ biến, tuyên truyền chủ trương, chính sách về cấp đổi giấy chứng nhận sau khi đo vẽ bản đồ địa chính thay thế cho tài liệu đo đạc cũ.
    2. Hồ sơ đăng ký, cấp đổi giấy chứng nhận do đơn vị đo đạc bản đồ địa chính (đơn vị lập hồ sơ) hướng dẫn người sử dụng đất lập. Đơn vị lập hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hướng dẫn bổ sung và lập lại hồ sơ (nếu cần).
   3. Những thửa đất đã được cấp GCN, không có biến động về sử dụng đất hoặc có biến động về diện tích, kích thước thửa đất nhưng không có biến động về ranh giới thửa đất hoặc có biến động về ranh giới thửa đất nhưng diện tích sử dụng đất không tăng so với diện tích đã được cấp giấy và đã được các chủ sử dụng đất liền kề xác nhận thì được lập hồ sơ cấp đổi GCN.
     4. Đơn vị lập hồ sơ lập danh sách các chủ sử dụng đất đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận theo từng khu phố, tên của chủ sử dụng trong danh sách được sắp xếp theo thứ tự ABC. Trong danh sách này phải thể hiện cả kết quả đo đạc theo hiện trạng, phần diện tích quy hoạch đô thị, phần được cấp giấy nhưng bị hạn chế quyền sử dụng,... (theo mẫu ở phụ lục 03a) và công khai tại trụ sở UBND phường và Hội trường khu phố nơi có đất trong thời gian 10 ngày để nhân dân đối chiếu, kiểm tra. Trường hợp phát hiện có sai sót thì người sử dụng đất báo cho đơn vị lập hồ sơ kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần). Việc công khai và kết thúc công khai phải được lập thành văn bản (theo mẫu ở phụ lục 03b, 03c)
    III. Yêu cầu về hồ sơ
   1. Hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu cấp đổi GCN nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã thông qua cán bộ của đơn vị lập hồ sơ hoặc cán bộ khu phố. Hồ sơ gồm có:
   a. Đơn đề nghị cấp lại, cấp đổi giấy CNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo mẫu 02/ĐK-GCN Thông tư 17/2009/TT-BTNMT;
   b. Bản sao GCN đã cấp.
   c. Bản mô tả ranh giới, mốc giới thửa đất (theo mẫu ở phụ lục 01a).
   2. Hồ sơ do đơn vị lập hồ sơ tập hợp để nộp tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất bao gồm:
   a. Danh sách của các hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận (theo mẫu ở phụ lục 03a).
   b. Văn bản về công khai hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 5 của Quy trình này.
   c. Hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận theo khoản 1 điều này.
   d. Bản trích lục bản đồ địa chính (chỉ áp dụng đối với đất ở) tương ứng với từng hồ sơ đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận (theo mẫu ở phụ lục 04): 02 bản.
   Mỗi bộ hồ sơ được cho vào một túi đựng hồ sơ, ngoài bì hồ sơ ghi đầy đủ thông tin về người sử dụng đất.       
       III. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
   1. Khi công đơn vị lập hồ sơ nộp hồ sơ đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận lên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cán bộ VPĐK có trách nhiệm:
   a. Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ và viết giấy biên nhận theo mẫu, nếu hồ sơ chưa đủ theo qui định thì trả hồ sơ và hướng dẫn bổ sung.
   b. Kiểm tra tính pháp lý, kỹ thuật, tính đầy đủ của từng hồ sơ, phân loại hồ sơ và kiểm tra thực địa nếu thấy cần thiết.   

   Nếu hồ sơ có vấn đề không phù hợp, hồ sơ còn thiếu sót thì lập danh sách, ghi ý kiến và chuyển trả đơn vị lập hồ sơ để bổ sung, chỉnh sửa.
  c. Căn cứ các văn bản qui phạm về pháp luật về đất đai để ghi ý kiến giải quyết
  2. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm phân công cán bộ có năng lực, hiểu biết tình hình để xử lý hồ sơ. Thời gian thực hiện việc xử lý hồ sơ tuỳ từng tính chất công việc nhưng trung bình mỗi cán bộ xử lý tối thiểu 20 hồ sơ/ngày làm việc. Trường hợp phải kéo dài thời gian do hồ sơ phức tạp, phải thẩm tra xác minh thì phải báo cáo lãnh đạo VPĐK để xử lý hoặc trực tiếp yêu cầu đơn vị lập hồ sơ phối hợp xử lý.
    IV. Soạn thảo văn bản giải quyết việc cấp GCN
    1. Cán bộ xử lý, thẩm tra hồ sơ căn cứ các văn bản qui phạm pháp luật về đất đai để ghi ý kiến vào đơn đề nghị cấp đổi GCN, trình lãnh đạo VPĐK kiểm tra, xác nhận.
   2. Cán bộ VPĐK soạn thảo Tờ trình, danh sách đề nghị cấp GCN của Phòng Tài nguyên và Môi trường, Quyết định, danh sách cấp GCNcủa UBND thị xã và các văn bản hành chính khác theo mẫu tại Thông tư 09/2007/TT-BTNMT trình lãnh đạo các cấp phê duyệt.
   V. Soát xét
Lãnh đạo VPĐK kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào mục III mẫu 02/ĐK-GCN. Nếu có sai sót thì yêu cầu bộ phận, đơn vị liên quan bổ sung, chỉnh sửa.
   VI. Thẩm định
Lãnh đạo Phòng TNMT thẩm tra, xác nhận vào Tờ trình và danh sách đề nghị UBND thị xã ký đổi cấp GCN.
VII. Phê duyệt
     1. Hồ sơ được VPĐK chuyển đến lãnh đạo UBND thị xã ký Quyết định cấp đổi giấy chứng nhận. Nếu có thiếu sót thì yêu cầu Phòng Tài nguyên và Môi trường bổ sung, chỉnh sửa.
     2. Sau khi có Quyết định cấp đổi GCN, đơn vị lập hồ sơ tiến hành in GCN theo danh sách và chuyển giao cho VPĐK kiểm tra, soát xét, trình UBND thị xã ký GCN.
VIII. Trả kết quả:
    Hồ sơ cấp đổi GCN (bao gồm cả GCN) đã được phê duyệt được chuyển cho VPĐK để thực hiện các công việc:
    1. Lập các loại sổ sách theo quy định (đơn vị lập hồ sơ thực hiện);
    2. Thu lệ phí đầy đủ theo qui định;
    3. Thu hồi bản gốc các giấy tờ liên quan đến nguồn gốc của thửa đất cấp giấy như: GCN; quyết định giao đất; cho thuê đất; giấy tờ mua bán; chuyển nhượng; thừa kế; cho nhận quyền sử dụng đất;
   4. Trao giấy chứng nhận cho chủ sử dụng đất.
    D. TRÌNH TỰ CẤP MỚI GIẤY CHỨNG NHẬN THỰC HIỆN ĐỒNG THỜI CHO NHIỀU NGƯỜI SỬ DỤNG ĐẤT THEO TÀI LIỆU ĐO ĐẠC ĐỊA CHÍNH MỚI:
   (Áp dụng đối các trường hợp đăng ký lần đầu và các trường hợp đã được cấp GCN nhưng có sự biến động tăng diện tích do thay đổi ranh giới sử dụng đất).
   I. Lập hồ sơ đăng ký, cấp giấy chứng nhận:
   Đơn vị đo đạc phối hợp với chính quyền,cán bộ địa phương sở tại chuẩn bị địa điểm đăng ký; phổ biến, tuyên truyền chủ trương, chính sách về cấp giấy chứng nhận sau khi đo vẽ bản đồ địa chính.
    Hồ sơ đăng ký, cấp giấy chứng nhận do đơn vị đo đạc bản đồ địa chính (đơn vị lập hồ sơ cấp GCN) hướng dẫn người sử dụng đất lập. Đơn vị lập hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hướng dẫn bổ sung và lập lại hồ sơ (nếu cần).
    Những thửa đất chưa được cấp GCN, những thửa đất đã được cấp GCN nhưng có biến động về sử dụng đất (bao gồm: biến động về ranh giới làm tăng diện tích sử dụng, biến động về chủ sử dụng, biến động về mục đích sử dụng) thì lập hồ sơ cấp mới GCN.
  II. Yêu cầu về hồ sơ
   Hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu cấp GCN nộp hồ sơ tại UBND phường nơi có đất thông qua cán bộ của đơn vị lập hồ sơ hoặc cán bộ khu phố. Hồ sơ gồm có:
    1. Đơn đề nghị cấp giấy CNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo mẫu 01/ĐK-GCN        Thông tư 17/2009/TT-BTNMT hoặc Đơn đề nghị cấp lại, cấp đổi giấy CNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo mẫu 02/ĐK-GCN Thông tư 17/2009/TT-BTNMT (đối với hồ sơ đã được cấp giấy chứng nhận nhưng không đủ điều kiện cấp đổi do có biến động tăng lớn về diện tích hoặc biến động về ranh giới thửa đất).
    2. Một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 50 Luật Đất đai năm 2003 hoặc một trong các loại giấy tờ quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Nghị định 84/2007/NĐ-CP. Trường hợp không có các giấy tờ trên thì căn cứ kết quả xét duyệt của UBND phường để xác định thời điểm sử dụng đất.

     Bản sao GCN đã được cấp (đối với hồ sơ đã được cấp giấy chứng nhận nhưng không đủ điều kiện cấp đổi do có biến động tăng lớn về diện tích hoặc biến động về ranh giới thửa đất).
     3. Bản mô tả ranh giới, mốc giới thửa đất (theo mẫu ở phụ lục 01a).
  III. Rà soát, xét duyệt, công khai kết quả xét duyệt, trình thẩm định và phê duyệt hồ sơ cấp giấy chứng nhận:
   1. Đơn vị đo đạc tập hợp, phân loại hồ sơ, lập danh sách xét duyệt chi tiết (theo mẫu ở phụ lục 05) phục vụ cho việc rà soát bước 1 tại các khu phố và xét duyệt hồ sơ tại UBND phường.
   2. Ban cán sự các khu phố với sự tư vấn của đơn vị lập hồ sơ tiến hành rà soát bước 1 tại các khu phố (nếu cần) về nguồn gốc sử dụng đất, thời điểm sử dụng đất, tình trạng quy hoạch, tình trạng tranh chấp đất đai.
   3. UBND phường với sự tư vấn của đơn vị lập hồ sơ tiến hành xét duyệt hồ sơ đề nghị cấp GCN của các chủ sử dụng đất về nguồn gốc sử dụng đất, thời điểm sử dụng đất, tình trạng quy hoạch, tình trạng tranh chấp đất đai; lập    

    Biên bản xét duyệt chi tiết và ghi ý kiến đối với từng trường hợp cụ thể vào Danh sách xét duyệt chi tiết (phụ lục 05)
    4. UBND phường ghi ý kiến và xác nhận vào đơn đề nghị cấp GCN đối với trường hợp cấp giấy lần đầu; ghi ý kiến và xác nhận vào Phiếu ghi ý kiến xác nhận của UBND phường (theo mẫu ở phụ lục 07) đối với hồ sơ đã được cấp giấy chứng nhận nhưng không đủ điều kiện cấp đổi do có biến động tăng lớn về diện tích hoặc biến động về ranh giới thửa đất.
    5. Đơn vị lập hồ sơ lập danh sách công khai các trường hợp đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp GCN theo kết quả xét duyệt của UBND phường. Danh sách công khai phải thể hiện cả kết quả đo đạc theo hiện trạng, phần diện tích quy hoạch đô thị, phần được cấp giấy nhưng bị hạn chế quyền sử dụng,... (theo mẫu ở phụ lục 06a, 06b) và công khai tại trụ sở UBND phường và Hội trường khu phố nơi có đất trong thời gian 15 ngày để nhân dân đối chiếu, kiểm tra. Trường hợp phát hiện có sai sót thì gửi ý kiến góp ý về UBND phường để kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung. Việc công khai và kết thúc công khai phải được lập thành biên bản (theo mẫu ở phụ lục 03c, 03d)
   6. Sau khi kết thúc công khai kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị cấp GCN, đơn vị lập hồ sơ có trách nhiệm giúp UBND phường soạn thảo Tờ trình, danh sách đề nghị cấp GCN (theo mẫu ở phụ lục 08a, 08b) trình UBND thị xã quyết định cấp giấy chứng nhận. Hồ sơ trình đề nghị trình lên UBND thị xã thông qua Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gồm có:
  a. Hồ sơ công khai kết quả xét duyệt của UBND phường theo quy định tại khoản 5 Điều này; (02 bộ)
  b. Tờ trình và danh sách đề nghị cấp GCN của UBND phường (02 bộ);
  c. Hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 14 của Quy trình này.
  d. Bản trích lục bản đồ địa chính (chỉ áp dụng đối với đất ở) tương ứng với từng hồ sơ đề nghị cấp đổi giấy chứng nhận (theo mẫu ở phụ lục 04): 03 bản.
Mỗi bộ hồ sơ được cho vào một túi đựng hồ sơ, ngoài bì hồ sơ ghi đầy đủ thông tin về người sử dụng đất.
   IV. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
  1. Khi nhận được hồ sơ đề nghị cấp GCN của UBND phường gửi lên, cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ của VPĐK có trách nhiệm:
  a. Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ và viết giấy biên nhận theo mẫu, nếu hồ sơ chưa đủ theo qui định thì trả hồ sơ và hướng dẫn bổ sung.
  b. Kiểm tra tính pháp lý, kỹ thuật, tính đầy đủ của từng hồ sơ, phân loại hồ sơ và kiểm tra thực địa nếu thấy cần thiết. Nếu hồ sơ có vấn đề không phù hợp, hồ sơ còn thiếu sót thì lập danh sách, ghi ý kiến và chuyển trả đơn vị lập hồ sơ để bổ sung, chỉnh sửa.
  c. Căn cứ các văn bản qui phạm về pháp luật về đất đai để ghi ý kiến giải quyết
   2. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm phân công cán bộ có năng lực, hiểu biết tình hình để xử lý hồ sơ. Thời gian thực hiện việc xử lý hồ sơ tuỳ từng tính chất công việc nhưng trung bình mỗi cán bộ xử lý tối thiểu 20 hồ sơ/ngày làm việc. Trường hợp phải kéo dài thời gian do hồ sơ phức tạp, phải thẩm tra xác minh thì phải báo cáo lãnh đạo VPĐK để xử lý hoặc trực tiếp yêu đơn vị lập hồ sơ phối hợp xử lý.
   V. Soạn thảo văn bản giải quyết việc cấp GCN
  1. Cán bộ xử lý, thẩm tra hồ sơ căn cứ các văn bản qui phạm pháp luật về đất đai để ghi ý kiến vào đơn đề nghị cấp GCN, trình lãnh đạo VPĐK kiểm tra, xác nhận.
  2. Cán bộ VPĐK soạn thảo Tờ trình, danh sách đề nghị cấp GCN của Phòng Tài nguyên và Môi trường, Quyết định, danh sách cấp GCN của UBND thị xã và các văn bản hành chính khác theo mẫu tại Thông tư 09/2007/TT-BTNMT trình lãnh đạo các cấp phê duyệt.
  3. Cán bộ VPĐK lập danh sách các trường hợp chưa được cấp GCN (nếu có), trong đó có nêu rõ lý do chưa được cấp GCN gửi về UBND phường để thông báo cho chủ sử dụng đất biết.
   VI. Soát xét
   Lãnh đạo VPĐK kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào mục III mẫu 01/ĐK-GCN. Nếu có sai sót thì yêu cầu bộ phận, đơn vị liên quan bổ sung, chỉnh sửa.
   VII. Thẩm định
Lãnh đạo Phòng TNMT thẩm tra, xác nhận vào Tờ trình và danh sách đề nghị UBND thị xã ký đổi cấp GCN.
   VIII. Phê duyệt
  1. Hồ sơ được VPĐK chuyển đến lãnh đạo UBND thị xã ký Quyết định cấp giấy chứng nhận. Nếu có thiếu sót thì yêu cầu Phòng Tài nguyên và Môi trường bổ sung, chỉnh sửa.
  2. Sau khi có Quyết định cấp GCN, đơn vị lập hồ sơ tiến hành in GCN theo danh sách và chuyển giao cho VPĐK kiểm tra, soát xét, trình UBND thị xã ký GCN.
   IX. Làm thủ tục tài chính
  Sau khi hồ sơ đề nghị cấp giấy (bao gồm cả GCN) được phê duyệt, hồ sơ được chuyển về VPĐK để thực hiện các công việc sau:
  1. Lập các loại sổ sách theo quy định (đơn vị lập hồ sơ thực hiện);
  2. Hướng dẫn người sử dụng đất kê khai thực hiện nghĩa vụ tài chính;
  3. Lập phiếu chuyển thông tin địa chính để xác định nghĩa vụ tài chính, gửi cơ quan Thuế, nhận thông báo nghĩa vụ tài chính, thông báo nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất.
   X. Trả kết quả
  Sau khi người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo của cơ quan Thuế, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện các công việc sau:
   1. Thu lệ phí đầy đủ theo qui định;
   2. Thu hồi bản gốc các giấy tờ liên quan đến nguồn gốc của thửa đất cấp giấy như: GCN; quyết định giao đất; cho thuê đất; giấy tờ mua bán; chuyển nhượng; thừa kế; cho nhận quyền sử dụng đất;
   3. Trao giấy chứng nhận cho chủ sử dụng đất.
   E. TRÌNH TỰ CẤP GIẤY CNQSD ĐẤT ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP TRÚNG ĐẤU GIÁ, GIAO ĐẤT, CHO THUÊ ĐẤT:
  I. Hồ sơ cấp GCN do trúng đấu giá quyền sử dụng đất:
  1. Đơn xin cấp giấy CNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo mẫu 01/ĐK-GCN Thông tư 17/2009/TT-BTNMT (không cần phải xét duyệt hồ sơ và xác nhận của UBND phường).
  2. Văn bản công nhận trúng kết quả đấu giá đất.
  3. Chứng từ nộp tiền trúng đấu giá.
   II. Hồ sơ cấp GCN do được giao đất, cho thuê đất:
  1. Đơn xin giao đất, cho thuê đất (đã được các cấp phê duyệt);
  2. Quyết định hoặc Thông báo của UBND thị xã về việc giao đất, cho thuê đất
  3. Chứng từ nộp tiền dụng đất, cho thuê đất
  4. Bản trích lục bản đồ địa chính khu đất giao, cho thuê (đối với các khu vực lẻ, chưa có qui hoạch).
   III. Trình tự thực hiện:
  Các bước thực hiện trình tự công việc tương tự như trường hợp cấp GCN cho cá nhân, hộ gia đình đăng ký sử dụng đất lần đầu.

   D. LƯU HỒ SƠ
   Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được lưu giữ như sau:

 Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày chủ sử dụng đất liền kề nhận bản mô tả này nếu không có đơn tranh chấp về ranh giới thửa đất như mô tả ở trên, thì ranh giới sử dụng đất được xác định theo bản mô tả này.
                                     Chủ sử dụng đất                                                     Cán bộ đo đạc
                                      (Ký, ghi rõ họ tên)                                                (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ lục 01b
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC NHẬN VIỆC CÔNG KHAI BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH
THỂ HIỆN HIỆN TRẠNG SỬ DỤNG ĐẤT SỐ (tên gọi, danh pháp tờ BĐĐC)
 
Trong thời gian từ ngày….. tháng…. năm……. đến ngày….. tháng…. năm……. (tên đơn vị đo đạc) đã phối hợp với UBND phường (tên đơn vị hành chính phường) và (khu phố, thôn... ) đã công khai (treo) các tờ bản đồ địa chính thể hiện hiện trạng sử dụng đất số (tên gọi, danh pháp, số hiệu các tờ BĐĐC)................................... tại (địa điểm treo tờ bản đồ).
Trong thời gian công bố công khai tờ bản đồ này (tên đơn vị đo đạc) đã (nhận được hoặc không nhận được) các ý kiến phản ánh về ranh giới sử dụng đất, mốc giới sử dụng đất thể hiện trên bản đồ. [Các ý kiến phản ánh đã được (tên đơn vị đo đạc) nghiên cứu, xem xét và chỉnh sửa trên bản đồ theo quy định của pháp luật (câu này chỉ có khi có ý kiến phản ánh của người sử dụng đất trên phạm vi đo vẽ bản đồ)].
  Biên bản này được lập thành 04 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, đơn vị đo đạc giữ 02 bản, UBND phường...... giữ 01 bản, đại diện khu phố ……… giữ 01 bản. Biên bản này thay cho Bản mô tả ranh giới thửa đất, mốc giới thửa đất được thể hiện trên các tờ bản đồ địa chính số …..............………./.

                                     TX. Quảng Trị, ngày …… tháng … năm 2011
                Đại diện                                   Đại diện                                 Đại diện
            Đơn vị đo đạc                      BCS Khu phố.........                         UBND Phường ...............


Phụ lục 02
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

KẾT QUẢ ĐO ĐẠC ĐỊA CHÍNH THỬA ĐẤT
1. Thửa đất số: ....................... ; Tờ bản đồ địa chính số: .....................................
2. Địa chỉ thửa đất: ................................................................................................ .....................................................................................................................................
3. Diện tích: .....................m2; trong đó: Sử dụng chung.....................m2; sử dụng riêng: .................m2.
4. Mục đích sử dụng đất: .............................................................. .....................................................................................................................................
5. Tên người sử dụng đất: ........................................................................................... .....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................6. Địa chỉ thường trú: .............................................................................. ...............................................,.....................................................................................
.....................................................................................................................................7. Giấy tờ về quyền sử dụng đất:
- Loại giấy tờ hiện có: ................................................... ; Diện tích trên giấy tờ: ............................ m2
- Tình hình thay đổi ranh giới thửa đất so với khi có giấy tờ: .......................... ..........................................................................................................................................................................................................................................................................8. Tình hình tranh chấp sử dụng đất: ............................................... .....................................................................................................................................
9. Sơ đồ thửa đất:                      

         
                                                                                                                                      ...., ngày  ..... tháng..... năm….
                                                                                                                                            Người sử dụng đất*
                                                                                                                                             (Ký, ghi rõ họ tên)
     Ghi chú:
    * Người sử dụng đất ký và nộp lại cho Đơn vị đo đạc đối với trường hợp thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận mà không có nhu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận mới. Trường hợp phát hiện có sai sót về các thông tin đo đạc địa chính thửa đất trên đây thì người sử dụng đất báo ngay cho Đơn vị đo đạc để kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung.